Nederlandse ambassade in Madrid: acht weken wachten en geen antwoord op e-mails

Wie als Nederlander in Spanje woont en voor consulaire dienstverlening afhankelijk is van de Nederlandse ambassade in Madrid, mag verwachten dat een officiële Nederlandse overheidsinstantie bereikbaar, efficiënt en klantgericht werkt.

Onze ervaring is helaas anders.

Voor het verlengen van een paspoort via de Nederlandse ambassade in Madrid moeten wij inmiddels rekening houden met een wachttijd van acht weken. Dat is op zichzelf al bijzonder lang. Maar wat de situatie werkelijk frustrerend maakt, is dat het vervolgens nauwelijks mogelijk blijkt om antwoord te krijgen op eenvoudige vragen over de voortgang.

E-mails worden niet beantwoord en vragen blijven liggen.

Dat is geen dienstverlening die past bij een moderne Nederlandse overheidsorganisatie.

Acht weken in Madrid, de vorige keer drie dagen in Nederland

Het verschil wordt nog moeilijker te begrijpen wanneer ik deze ervaring vergelijk met mijn vorige paspoortaanvraag.

De vorige keer was ik toevallig in Nederland en kon ik mijn paspoort daar aanvragen. Na slechts drie dagen kon ik het nieuwe paspoort al ophalen.

Nu gaat het opnieuw om de verlenging van een Nederlands paspoort. Alleen vindt de aanvraag ditmaal plaats via de Nederlandse ambassade in Madrid.

En nu bedraagt de wachttijd acht weken.

Drie dagen tegenover acht weken.

Natuurlijk kunnen procedures en omstandigheden verschillen en hoeft een aanvraag in Nederland administratief niet volledig dezelfde route te volgen als een aanvraag via een ambassade. Maar juist het enorme verschil in doorlooptijd roept vragen op.

Hoe kan een Nederlands paspoort in het ene geval binnen drie dagen beschikbaar zijn, terwijl voor een aanvraag via de Nederlandse ambassade in Madrid acht weken nodig zijn?

Waar ontstaan die extra weken?

Ligt het aan de verwerking bij de ambassade? Aan de verzending van documenten? Aan de productie? Aan de logistiek tussen Nederland en Spanje? Of is de procedure voor Nederlanders in het buitenland simpelweg veel omslachtiger georganiseerd?

Als daar een goede verklaring voor bestaat, communiceer die dan.

Het grootste probleem is de communicatie

Een lange verwerkingstijd is vervelend. Maar een lange verwerkingstijd in combinatie met gebrekkige communicatie is veel moeilijker te accepteren.

Wanneer iemand na weken wachten een normale vraag stelt over de status van zijn paspoort, zou een antwoord vanzelfsprekend moeten zijn.

Onze ervaring met de Nederlandse ambassade in Madrid is anders.

Op e-mails wordt eenvoudigweg niet gereageerd.

Een burger vraagt niet om een gunst. Hij maakt gebruik van een noodzakelijke overheidsdienst, betaalt daarvoor en moet erop kunnen vertrouwen dat vragen over die dienstverlening serieus worden behandeld.

Het onbeantwoord laten van correspondentie past daar niet bij.

Nederlanders in Spanje zijn afhankelijk van deze dienstverlening

Voor Nederlanders die in Nederland wonen, is het aanvragen van een paspoort doorgaans een relatief eenvoudige aangelegenheid. Voor Nederlanders die permanent in Spanje wonen, ligt dat anders.

Spanje is een groot land. Voor veel Nederlanders betekent een bezoek aan de ambassade in Madrid honderden kilometers reizen. Daarbij komen reistijd, brandstofkosten, parkeerkosten en soms een hotelovernachting.

Wij accepteren dat omdat bepaalde consulaire procedures nu eenmaal persoonlijk moeten plaatsvinden.

Maar wanneer burgers bereid zijn die inspanning te leveren om aan alle voorschriften te voldoen, mag van de overheid worden verwacht dat zij haar kant van de dienstverlening eveneens professioneel organiseert.

Waarom kan een burger zijn aanvraag niet gewoon volgen?

Het is bovendien moeilijk te begrijpen waarom een aanvrager niet eenvoudig digitaal kan zien waar zijn paspoort zich in het proces bevindt.

Een eenvoudig systeem zou voldoende zijn:

• aanvraag ontvangen;
• aanvraag gecontroleerd;
• aanvraag in productie;
• paspoort geproduceerd;
• paspoort verzonden naar Spanje;
• paspoort aangekomen;
• paspoort gereed voor afhalen of verzending.

Daar is anno 2026 technologisch niets bijzonders aan.

We kunnen tegenwoordig vrijwel ieder pakketje van een paar euro van magazijn tot voordeur volgen. Dan is het moeilijk uit te leggen waarom iemand bij een essentieel officieel document wekenlang nauwelijks inzicht heeft in de voortgang.

Drie dagen tegenover acht weken vraagt om uitleg

Mijn eerdere ervaring maakt de huidige situatie extra wrang.

De vorige keer: drie dagen. Nu via Madrid: acht weken.

Ik verwacht niet dat iedere aanvraag binnen drie dagen kan worden afgehandeld. Dat zou onrealistisch kunnen zijn.

Maar tussen drie dagen en acht weken zit een verschil van bijna twee maanden.

Dan mag een burger toch vragen:

Waarom?

En juist op zo’n eenvoudige en gerechtvaardigde vraag zou een overheidsinstantie antwoord moeten geven.

Acht weken wachten én geen antwoord krijgen

Daarmee komen we bij het werkelijke probleem.

Het gaat niet uitsluitend om de acht weken.

Het gaat om de combinatie van:

acht weken wachten, nauwelijks inzicht in de voortgang en geen antwoord krijgen wanneer je vervolgens zelf om informatie vraagt.

Een automatische ontvangstbevestiging is geen inhoudelijk antwoord. Een burger die een concrete vraag stelt, verdient binnen een redelijke termijn een concreet antwoord.

Zelfs wanneer dat antwoord alleen maar luidt: “Uw aanvraag is nog in behandeling en wij verwachten dat uw paspoort binnen twee weken beschikbaar is”, weet iemand tenminste waar hij aan toe is.

Stilte is geen dienstverlening.

Tijd dat Den Haag hiernaar kijkt

Daarom zou niet alleen de Nederlandse ambassade in Madrid kritisch naar haar dienstverlening moeten kijken. Ook het ministerie van Buitenlandse Zaken zou moeten onderzoeken waarom Nederlanders in Spanje met dergelijke lange doorlooptijden en gebrekkige communicatie worden geconfronteerd.

Waarom duurt een paspoortaanvraag via Madrid acht weken, terwijl ik mijn vorige Nederlandse paspoort in Nederland na drie dagen kon ophalen?

Waarom krijgt een aanvrager zo weinig informatie over de voortgang?

Waarom bestaat er geen eenvoudig systeem waarmee de status kan worden gevolgd?

En vooral:

Waarom worden e-mails met normale vragen van Nederlandse burgers niet gewoon beantwoord?

Dit zijn geen buitensporige eisen. Het zijn normale verwachtingen van burgers die afhankelijk zijn van hun overheid.

Nederlanders die in Spanje wonen, mogen professionele dienstverlening verwachten van hun ambassade.

Wie acht weken op een essentieel reisdocument moet wachten, verdient op zijn minst een duidelijke uitleg.

En wie een normale vraag aan zijn ambassade stelt, verdient gewoon antwoord.